Atualmente, no cenário empresarial, as organizações acabam buscando várias formas de otimizar os recursos e processos para garantir uma melhora na eficiência operacional, reduzindo os custos. É a partir dessa necessidade que as facilities surgem, oferecendo maior suporte e qualidade.
No entanto, como esse tipo de gestão pode beneficiar as empresas? Como ela, de fato, auxilia as corporações? Neste artigo, será possível explorar o conceito de facilities, destacando os seus benefícios, a importância para as empresas, o que elas têm a oferecer e a necessidade de ter um gestor para sua administração.
Facilities: o que são?
De uma maneira geral, é possível dizer que as facilities são uma área que fica responsável por gerenciar toda a infraestrutura de uma empresa. No entanto, é válido dizer que esses serviços não estão relacionados, unicamente, à conservação e manutenção, mas também se encaixam em terceirizações de áreas como TI e RH.
Qual a sua importância?
A importância desse tipo de gerenciamento está, justamente, em garantir uma melhor qualidade no ambiente de trabalho para os colaboradores, permitindo que o nível de produtividade cresça, além de manter os gestores focados em suas atividades principais, impedindo que acabem se dispersando com funções que não são tão relevantes no momento.
Outro ponto relevante, que destaca a sua importância, é que os custos para a aplicação dessa gestão não são altos, muito menos é preciso despender uma grande quantidade de tempo em áreas que não possuem relevância para o core business empresarial.
Principais benefícios na contratação de facilities
Adicionar facilities na gestão de uma empresa pode ter muitas vantagens, sendo algumas das principais a economia de tempo e investimento, além da conservação da estrutura de toda a corporação. No entanto, de acordo com o tipo de empresa, é possível que esses benefícios variem para se adaptar às necessidades mostradas.
No geral, os benefícios são:
- Maior disponibilidade da infraestrutura;
- Economia de recursos em atividades e em sua finalidade;
- Garantia de cumprimento da legislação e das normas de padronização de serviços.
Facilities dentro de uma empresa
Assim como foi mencionado anteriormente, é possível que as facilities exerçam diferentes funções em relação a uma empresa. Por isso, confira, abaixo, quais são as principais atividades que se relacionam com o meio empresarial.
Serviços de portaria
Em edifícios corporativos, e em alguns casos nos residenciais, há uma grande probabilidade da necessidade de instalar uma portaria presencial. Para isso, é preciso escolher a terceirização do serviço, permitindo que profissionais previamente treinados para o cargo assumam essa função.
Serviços de segurança
Outra área bastante procurada para serviços de terceirização, graças à experiência profissional previamente apresentada, é a de serviços de segurança, onde há guarita, circuito fechado de TV e controle de câmeras.
Serviços de recepção
Uma outra área que pode trazer grande economia para as corporações, dentro das facilities, é a de serviços de recepção. Por meio dela, é possível diminuir os gastos com contratação, RH e outros setores correlatos. Para garantir um bom atendimento, é válido buscar equipes com treinamento especializado em multitarefas.
Serviços de limpeza
É muito comum que serviços de limpeza sejam buscados dentro da área de facilities. De uma maneira geral, eles costumam envolver manutenção externa de fachadas, higienização de ambientes, jardinagem e qualquer outro serviço que envolva a organização do local.
Serviços de RH
Muitas contratações que são feitas de maneira genérica podem trazer sérios prejuízos financeiros para as empresas, seja a curto ou a longo prazo. Pensando nisso, escolher serviços de RH terceirizados pode ser uma excelente opção. Afinal, bons profissionais serão escolhidos e de maneira muito mais ágil.
É necessário ter um gestor de facilities?
A gestão de facilities, como um todo, visa focar na terceirização de serviços, garantindo que as estratégias estabelecidas possam permitir que tudo se mantenha funcionando de acordo com o que foi programado. Sendo assim, há um sério afastamento de imprevistos que podem comprometer a produtividade e os lucros.
Sendo assim, a gestão desse tipo de serviço estabelece metas e garante que a avaliação de indicadores seja feita da maneira correta, verificando se a contratação de serviços de terceirização serão vantajosos e em quais áreas devem ser aplicados para priorizar melhorias na corporação.
Um gestor de facilities tem como missão avaliar as necessidades tanto pessoais quanto técnicas da infraestrutura da empresa e das equipes, agindo como um verdadeiro facilitador da estrutura, priorizando áreas como limpeza, conforto, higiene e bem-estar dos funcionários e das pessoas que terão acesso às acomodações da empresa.
Principais indicadores utilizados para contratação
Levando em consideração que a gestão de facilities traz, primordialmente, a contratação de pessoas qualificadas, é necessário que alguns indicadores sejam avaliados para que as contratações façam sentido, satisfazendo todas as necessidades da empresa. Os principais são:
- Absenteísmo, onde as faltas no trabalho e a pontualidade são devidamente avaliados pelo gestor;
- Turnover, onde a rotatividade de funcionários da empresa deve ser analisada cautelosamente, evitando gastos além do necessário;
- Tempo médio de resolução, onde se observa o tempo entre a abertura de uma demanda nova e a sua resolução;
- Vida útil de ativos e equipamentos, onde a depreciação de equipamentos e ativos é avaliada minuciosamente;
- Número de chamados, onde a quantidade de solicitações é avaliada a partir do setor, visando observar os custos gerados e o mau uso de alguns ativos;
- Volume de trabalho, onde é possível avaliar qual o momento correto para aumentar o tamanho da equipe, analisando o desempenho individual de cada um dos funcionários, além de suas recorrências de serviço;
- Disponibilidade dos equipamentos, onde há a realização de um cálculo para verificar quando os equipamentos estão disponíveis, garantindo que estratégias assertivas sejam traçadas ao definir qual ativo deve receber certa prioridade em períodos de inspeção e manutenção.
Além de tudo isso, a gestão de facilities oferece benefícios adicionais, como é o caso de expertise profissional, flexibilidade, melhoria na qualidade de vida do trabalhador e contribuição para a sustentabilidade da empresa. Sendo assim, as corporações que desejam ter um destaque no mercado devem recorrer a esse recurso.
