A decisão de contratar serviços terceirizados é um passo estratégico para qualquer empresa ou condomínio. Ela libera sua equipe para focar no que realmente importa, otimiza custos e traz especialistas para funções essenciais como limpeza, portaria, segurança e recepção.
Mas, após a assinatura do contrato, surge um novo desafio: como fazer a gestão de equipes terceirizadas para garantir que a qualidade prometida seja entregue no dia a dia?
Uma parceria de sucesso não depende apenas da empresa contratada, mas também de uma gestão ativa e inteligente por parte do cliente. Neste guia, vamos apresentar 5 passos fundamentais para você extrair o máximo da sua parceria e garantir um serviço de excelência.
Comece com um Contrato Detalhado (SLA)
A base para uma boa gestão é um alinhamento claro de expectativas. E o lugar para isso é o Acordo de Nível de Serviço (SLA – Service Level Agreement), que deve ser uma parte essencial do seu contrato.
Um bom SLA vai além do óbvio. Ele deve detalhar:
Escopo dos Serviços: Liste todas as tarefas e suas frequências (ex: limpeza diária dos banheiros, limpeza semanal dos vidros).
Padrões de Qualidade: O que significa “limpo” ou “seguro”? Defina critérios objetivos que possam ser medidos.
Recursos Alocados: Número de funcionários, tipos de equipamentos e produtos a serem utilizados.
Horários e Prazos: Jornada de trabalho da equipe e prazos para a execução de tarefas especiais.
Quanto mais detalhado o seu SLA, menos espaço haverá para mal-entendidos e mais fácil será cobrar os resultados.
Estabeleça Canais de Comunicação Eficientes
A falha na comunicação é a principal causa de problemas na relação com empresas terceirizadas. Para evitar isso, estabeleça desde o início:
Um Ponto de Contato Único: Tanto a sua empresa quanto a terceirizada devem designar um responsável oficial pela comunicação. Isso centraliza as informações e evita ruídos.
Reuniões Periódicas: Marque encontros (semanais, quinzenais ou mensais) para revisar o andamento dos trabalhos, discutir problemas e alinhar os próximos passos.
Canais Rápidos para o Dia a Dia: Um grupo de WhatsApp ou um canal dedicado em ferramentas de comunicação pode ser útil para solicitações e feedbacks rápidos.
Defina e Monitore Indicadores de Desempenho (KPIs)
Você não pode gerenciar o que não consegue medir. Definir Indicadores de Desempenho (KPIs) é fundamental para avaliar a qualidade do serviço de forma objetiva.
Alguns exemplos de KPIs para serviços terceirizados:
Para Limpeza: Nível de satisfação dos usuários (medido por pesquisas simples), tempo de resposta para chamados de limpeza emergenciais, percentual de conformidade em checklists de inspeção.
Para Portaria e Recepção: Tempo médio de atendimento, número de reclamações de visitantes, precisão no registro de entradas e saídas.
Para Segurança: Número de ocorrências reportadas, tempo de resposta a um alarme, conformidade com as rondas programadas.
Acompanhe esses números. Eles são o seu principal termômetro sobre a saúde da parceria.
Dê Feedbacks Constantes (Bons e Ruins)
Não espere a reunião mensal para apontar uma falha grave ou para elogiar um bom trabalho. O feedback constante é uma ferramenta poderosa para a manutenção da qualidade.
Reconheça o bom trabalho: Elogiar um funcionário terceirizado pelo bom desempenho o motiva e reforça o comportamento esperado.
Seja rápido ao corrigir: Identificou um problema? Comunique imediatamente ao ponto de contato da empresa terceirizada. Quanto mais rápido o feedback, mais fácil é corrigir a rota.
Trate a Equipe Terceirizada como Parte do Time
Embora os funcionários não tenham um vínculo empregatício com a sua empresa, eles fazem parte do seu dia a dia e impactam diretamente o seu ambiente de trabalho.
Tratar a equipe terceirizada com respeito e integrá-la à cultura da empresa (quando apropriado) faz toda a diferença. Um profissional que se sente valorizado e parte do local onde trabalha terá um desempenho muito superior. Isso inclui desde um simples “bom dia” até garantir que eles tenham um local adequado para pausas.
A Parceria Certa Facilita a Sua Gestão
Seguir esses 5 passos tornará sua gestão muito mais eficaz. No entanto, o fator mais decisivo para o sucesso é escolher uma empresa de terceirização que já tenha a qualidade como pilar.
Empresas sérias como a Prompt Serviços já possuem processos bem definidos de seleção, treinamento, supervisão e monitoramento de KPIs. Nós atuamos como uma verdadeira extensão da sua empresa, garantindo que nossos especialistas cuidem de tudo para que você não precise se preocupar.
Uma boa parceira não apenas entrega o serviço, mas facilita a sua gestão com supervisores atuantes, relatórios de desempenho e canais de comunicação sempre abertos.
Quer uma parceria de terceirização que realmente funcione? [Entre em contato com os especialistas da Prompt] e descubra como podemos garantir a qualidade e a tranquilidade que sua empresa merece.
